בחירת משרד יחסי ציבור יכולה להיות תהליך קשה וממושך בעבור ארגונים עסקיים ועמותות. הרצון הוא כמובן לעבוד עם משרד מקצועי, שיתאים לצרכים של הארגון או העסק, ושהטיפול בתיק יהיה אישי וצמוד.
לפני שאתם מתחילים את תהליך האיתור של משרד יחסי ציבור שיתאים לצרכיכם, בררו עם עצמכםהאם אתם מעדיפים משרד יחסי ציבור קטן (עובד או שניים) או משרד גדול יותר? האם אתם זקוקים למשרד ותיק, חדש, סולידי או אגרסיבי? האם חשוב לכם היכן המשרד ממוקם.
על מנת להקל עליכם את התהליך, קיבצתי בעבורכם מספר שאלות מומלצות לשאול את משרד יחסי הציבור, לפני שתעשו את בחירתכם:
ספר לי בקצרה עליך ועל משרדך
בעל משרד יחסי הציבור אמור לענות לשאלה זו באופן בהיר ותמציתי. כשל במענה לשאלה זו, יבהיר כי אם חסרה היכולת להעביר מסר ברור ופשוט לגבי עצמו, ודאי וודאי כשמדובר בעסק של מישהו אחר.
מי יטפל בתיק של העסק שלי?
לא בכל משרד יחסי ציבור בעל המשרד הוא זה שיטפל בתיק שלכם. בעיקר כשמדובר במשרדים שיש בהם מספר עובדים. חשוב לשאול מי יטפל בתיק שלך, האם יש לו מספיק ניסיון, מה הרקע המקצועי שלו, התמחותו, השכלתו. עד כמה בעל המשרד עצמו יהיה מעורב בתיק שלכם, אם בכלל. יהיה עליכם לקבל החלטה, אם זה מתאים לכם לעבוד עם תקציבאי (האיש שיטפל בתיק שלכם) צעיר שאין מאחוריו שנות ניסיון רבות. במידה והחלטתם שזה מתאים, עליכם להמשיך ולשאול, מה קורה אם לא נוצר קשר טוב ביניכם ובין התקציבאי, ולעשות את השיקול הנכון בעבורכם.
האם יש למשרד ניסיון בתחום התוכן של הארגון/העסק שלי?
למשרדי יחסי ציבור יש התמחויות בתחומים שונים, יש המתמחים בתחום הצרכנות והלייף סטייל, אחרים, בתחום הטכנולוגיה וההיי טק, התרבות, החינוך וכו’. למשרד יחסי הציבור שתבחרו אמור להיות ניסיון כלשהו בתחום שלכם, או לכל הפחות ידע ועניין בתחום. יחד עם זאת, ניסיון בתחום זה או אחר – הוא לא הכול. מניסיוני, עם רצון ויכולת למידה, ניתן ללמוד כל תחום ובלבד שאיש יחסי הציבור ימצא בו עניין. בעברי עבדתי כדוברת עמותה בתחום בטיחות ילדים. כשהחלטתי להיות עצמאית התחלתי לטפל בתיקים מעולמות תוכן אחרים לגמרי, כמו אדריכלות נוף, נשים מסורבות גט ומוצרי צריכה. בכל התחומים מצאתי עניין רב. הלקוחות הביעו את אמונם המלא ונתנו לי את ההזדמנות לעבוד איתם לשביעות רצונם.
האם תוכל לתת לי דוגמאות לעבודתך?
כל משרד יחסי ציבור גאה בהצלחותיו. שאלו את איש יחסי הציבור האם יוכל להראות לכם דוגמאות מעבודתם בשנה שנתיים האחרונות. בד”כ קיים בקרב משרדי יחסי הציבור תיעוד מלא של קטעי עיתונות ואייטמים משודרים שהתפרסמו.
יש לך רעיונות שאתה חושב באמצעותם לקדם את הארגון/העסק שלנו?
היות ומשרד יחסי הציבור עשה תחקיר בסיסי על הארגון או העסק שלכם, ודאי תרצה שהוא יחלוק אתך מספר רעיונות כלליים לקידום העסק. זה בהחלט לגיטימי. יחד עם זאת, צריך לזכור, שמעצם מהותו, משרד יחסי ציבור עוסק בהעלאת רעיונות ובדרכים יצירתיות להעלאת הארגון/העסק למודעות ציבורית, וזו עיקר פרנסתו. לכן, אל לכם לצפות לקבל רעיונות ספציפיים עוד טרם נחתם חוזה התקשרות. בנקודה זו יש לנהוג בזהירות, להפעיל שיקול דעת ולא ללחוץ יותר מדיי, על מנת שאיש יחסי הציבור לא ירגיש מנוצל.
מה מידת הזמינות שלך?
ודאי תרצו לוודא שלמשרד יחסי הציבור שאתו תרצו לעבוד יש את היכולת לבצע את הפרויקט שלכם במסגרת הזמן המוגדרת. לכן חשוב לברר ולקבוע מראש את מידת הזמינות ואת מספר השעות או המפגשים שיוקדשו לפרויקט שלשלכם.
תוכל לשלוח אלינו הצעת מחיר?
מומלץ לבקש הצעת מחיר לאחר פגישת היכרות עם משרד יחסי הציבור. בפגישה זו תוכלו לשוחח על צרכי הארגון שלכם, יעדיו, יעדי יחסי הציבור ומגבלות תקציביות. הנתונים הללו יאפשרו לאיש יחסי הציבור להתאים את ההצעה לרצונות ולצרכים של העסק/הארגון, בהתאם ליכולות הכספיות שלכם.
לפני שנתקדם לקראת הסכם התקשרות, נשמח אם תוכל להפנות אותנו לשניים או שלושה לקוחות שעבדת איתם בעבר?
זוהי שאלה בהחלט לגיטימית, כשהיא נשאלת בשלבים מתקדמים של תהליך ההחלטה. ברגע שאתם מרגישים וחושבים שזה המשרד שתרצו לעבוד אתו, רצוי ומקובל שתבקשו לדבר עם לקוחות שקיבלו את שירותי המשרד. פנו אליהם ובררו איתם מדוע הפסיקו לעבוד עם המשרד. אין טעם להעלות שאלה זו לפני שאתם בטוחים שברצונכם להתקדם לקראת סגירה.
מה קורה אם לא תצליח להכניס ידיעות לתקשורת ולא תעמוד בציפיות?
זו שאלה לא פשוטה, ובד”כ לאנשי יחסי ציבור קשה לדבר על האפשרות של לא להצליח. אבל זו שאלה שפותחת את ההזדמנות לתיאום ציפיות. התשובה, שאני בד”כ נותנת, היא שמבחינתי אעשה את כל המאמצים להעביר מידע מצוין, בעל ערך לכלי התקשורת, שההיתכנות שיתפרסם בעיתון תהיה גבוהה. יחד עם זאת, יש לקחת בחשבון, שיחסי ציבור מתבססים על פעילות של בניית אמון מול העיתונאי, לכן הציפייה למצוא את עצמכם בכותרות העיתונים בחודש חודשיים הראשונים לא תמיד מתממשת. אך ככל שתתמידו בפעילות יחסי הציבור, הסיכוי להיכנס לתקשורת הולך וגדל. הניסיון שלי מלמד, שההתמדה משתלמת ונושאת פירות. וכפי שנאמר בפוסטים קודמים – יחסי ציבור הם מרתון ולא ספרינט!