לעבוד עם משרד יחסי ציבור
לאחר שבחרתם את משרד יחסי הציבור המתאים לכם ולארגון שלכם, תוכלו לצפות לקשרים מועילים וארוכי טווח. שימו לב למספר נקודות חשובות שיסייעו לכם לעבוד עם המשרד:
קשר הדוק עם איש יחסי הציבור – עליכם לבנות יחסי אמון עם איש יחסי הציבור ולראות בו עמית לעבודה. כיוון שיש להקדיש זמן רב לנושאי יחסי ציבור, דאגו למנות אדם שיהיה בקשר הדוק ויעביר מידע לאיש יחסי הציבור. אם אין אדם כזה בארגון שלכם, קחו על עצמכם, מי מאנשי ההנהלה, אחריות זו.
קיום מפגשים קבועים – סכמו מראש את המפגשים הקבועים שלכם, אחת לשבועיים או אחת לחודש, על מנת לסקור את הפעילות שנעשתה ולתכנן את הפעילות לחודשיים הבאים. יש היגיון בתכנון לחודשיים מראש, ואף יותר, כדי לתכנן אירועים יזומים, כמו השקת מוצר או שירות חדשים, ארגון כנס או תערוכה.
ידוע ותקשור – דאגו ליידע ולהעביר לאיש יחסי הציבור את כל המידע הקשור לארגון או עסק שלכם: ייצור/יבוא/יצוא/שיווק של מוצר חדש, קליטת עובד חדש בחברה, שיתוף פעולה עם חברה גדולה, אירועים מתוכננים, טרנדים חדשים בתחום העיסוק שלכם, ובעצם כל דבר שקורה. איש יחסי הציבור יידע לזהות את הפוטנציאל התקשורתי במידע שתעבירו לו.
מתן משוב – איש יחסי הציבור יכול לעשות עבודה מצוינת, להכניס ידיעות לתקשורת, ליזום ראיונות בטלוויזיה וברדיו ולהעלות את רמת המודעות לארגון שלכם. תפקידכם לתת משוב לפעילותו וליידע אותו האם הסיקור התקשורתי גרם לעלייה בכניסות לאתר האינטרנט של הארגון, האם הייתה עלייה במכירות, האם עלה הביקוש לשירות וכו’. איש יחסי הציבור יוכל לשנות את הפוקוס של תכנית היח”צ אם צריך, אך לצורך כך אתם חייבים לתת לו משוב.
הכרה במומחיות – אתם יכולים להעלות בפני איש יחסי הציבור רעיונות וכמובן לתת משוב על פעילותו, אך חשוב שתכירו בכך שהוא המומחה ואתם משלמים על מומחיותו ועל קשריו עם התקשורת. אל תשכתבו הודעות לעיתונות, מאמרים, או כל חומר אחר הנכתב על ידי איש יחסי הציבור. תנו אמון באיש יחסי הציבור שבחרתם. היו סמוכים ובטוחים שכל חומר שייצא לתקשורת, אתם אלה שתאשרו בטרם הפצתו. זכרו, כי איש יחסי הציבור הוא היחיד שמייצג אתכם מול התקשורת. גם אם קיבלתם פנייה ישירה מעיתונאי, הפנו אותו לאיש יחסי הציבור, הוא כבר יידע לטפל בפנייה על הצד הטוב ביותר.
זמינות – גם אם אתם מאוד עסוקים, קחו בחשבון שלעיתים תידרשו להיות זמין בתוך זמן קצר ולהיענות לצרכי התקשורת. אם אתה, המנכ”ל, אינך יכול, דאג שמישהו מהחברה שלך יהיה זמין. תמיד מפתיע אותי כשלקוח לא זמין להיענות לבקשות התקשורת, ראיון, שליחת תמונות וכו’. לקוחות משלמים על מנת להיכנס לתקשורת, אבל לעיתים קורה שברגע שהם נדרשים להעביר מידע או כל חומר אחר לתקשורת, או מתבקשים להתראיין, אי אפשר להשיג אותם. זמינות – בונה אמון. ברגע שאתה לא זמין פעם אחת בעבור התקשורת – לא יחזרו אליך שוב.
הבנה בסיסית ביחסי ציבור – בניגוד לפרסום ממומן, אנשי יחסי הציבור אינם יכולים לשלוט על המידע, לאחר שיצא לתקשורת, ולא על התאריך שבו המידע יפורסם. אנשי יחסי ציבור מעבירים את המידע לעיתונאי, מעודדים ומשכנעים אותו לפרסם את המידע, אבל בסופו של דבר העורך הוא שמחליט מה ייכנס לתקשורת ומתי. ברגע שהמידע יוצא מאיש יחסי הציבור לתקשורת, הכתבים והעורכים ישכתבו את המידע, יקצרו וישמיטו דברים שאולי חשובים לארגון שלכם, אך לא משרתים את הכתבה.
הכרה בכך שאיש יחסי הציבור הוא בצד שלך – לעיתים, נוצר הרושם, כי הלקוחות שוכחים שאיש יחסי הציבור יעשה בעבורם את המקסימום על מנת להשיג סיקור תקשורתי בכלי תקשורת מובילים. איש יחסי הציבור, רוצה כמוכם לפחות, להצליח. ההצלחה שלו, זו ההצלחה שלכם – יותר מודעות לארגון שלכם, יותר לקוחות, יותר מכירות. זכרו, כי האינטרס שלכם ושל איש יחסי הציבור הוא משותף. יחד תוכלו להגיע לתוצאות הרצויות.